Izzivi in priložnosti dela na daljavo, ko fizični svet obstoji

Darija Aleksić & Matej Černe, EF UL

Zaradi trenutne situacije je bilo veliko zaposlenih primoranih svoje tradicionalne oblike dela zamenjati za delo na daljavo – navadno gre za delo od doma. Delo od doma je posledično čez noč postalo masoven pojav, organizacije in zaposleni pa so se morali zelo hitro prilagoditi novi (delovni) realnosti. Strah pred koronavirusom nas je torej prisilil, da se soočimo s strahovi, ki smo jih, tako zaposleni kot tudi organizacije, gojili do dela od doma. In kaj smo se v preteklih štirih tednih naučili? Delo od doma prinaša številne izzive, a hkrati ponuja tudi širok nabor priložnosti. V želji, da omejimo izzive in povečamo izkoriščanje priložnosti, se je dela od doma potrebno lotiti pogumno, sistematično in previdno. Pri tem je potrebno upoštevati, da trend povečevanja dela od doma tudi po koronavirusu ne more temeljiti na masovnih, temveč na specifičnih rešitvah, ki bodo prilagojene tako zaposlenim kot tudi organizacijam.

Kaj že vemo o delu od doma

Delo na daljavo dejansko ni nov pojav – v zadnjih 15. letih se je, vsaj v razvitih delih sveta, pojavnost fleksibilnih, prožnih in oddaljenih oblike dela močno povečala. Ta pojav sovpada s porastom kompleksnejših, nerutinskih in zahtevnejših nalog. Delo od doma lahko hkrati predstavlja tudi stroškovno učinkovito rešitev pri opravljanju rutinskih nalog preko računalniških vmesnikov. Posledično ne preseneča dejstvo, da je že pred ‘korono’ 40 % zaposlenih v ZDA imelo možnost za občasno opravljanje dela od doma. V EU je ta odstotek sicer manjši, a je v porastu.

Obstoječa praksa in raziskave so nam že precej dobro osvetlile pozitivne in negativne vidikih dela od doma, pa tudi dejavnike, ki vplivajo na uspešnost tovrstnega dela. Tako je prožno delo bolj fleksibilno, omogoča samostojnost in samoorganizacijo zaposlenih in v določenih primerih tudi večjo učinkovitost. Po drugi strani pa dosedanje izkušnje kažejo, da delo od doma prinaša določene izzive. Tako se, na primer, pojavi vprašanje, kako graditi dolgoročne povezave in ohranjanji pripadnost zaposlenih, ki delajo izključno od doma. Zaposleni, ki svoje delo opravljajo preko digitalnih medijev in platform, nimajo (veliko) fizičnega stika z organizacijo in s svojimi sodelavci, kar ima lahko določene negativne učinke tako za organizacijo, kot tudi za posameznika. Trenutna situacija nas je hkrati naučila, da nemoteno delovanje vzgojno-izobraževalnih zavodov predstavlja predpogoj uspešnega dela od doma. Ta izziv bomo po ‘koroni’ enostavno odpravili,  zato bomo v nadaljevanju več pozornosti namenili izzivom, ki zahtevajo nekoliko kompleksnejše rešitve.  

Izzivi dela na daljavo: raziskava med Slovenci, ki so bili primorani v delo od doma

Zaradi trenutne situacije je bilo veliko zaposlenih primoranih svoje tradicionalne oblike dela zamenjati za delo od doma. Delo na daljavo je posledično postalo masoven pojav, organizacije in zaposleni pa so morali zelo hitro vpeljati in prilagoditi tovrstnemu delu.  Po podatkih, ki so sicer zagotovo ocenjeni zelo ‘čez palec’, trenutno dela od doma kar med 1-1,5 milijarde zemljanov. Na podlagi nedavne raziskave na vzorcu zaposlenih, ki so v drugi polovici marca v Sloveniji delali od doma, smo identificirali sledeče izzive tovrstnega dela:

1) Tehnološki izzivi: 85 % zaposlenih ima zagotovljeno primerno infrastrukturo za delo od doma. Vseeno si jih polovica želi, da bi v bodoče imeli več izobraževanj, s katerimi bi razvijali svoje veščine za uporabo tehnologije;

2) Občutek nenehne povezanosti z delom:  65 % zaposlenih, ki delajo od doma, ima občutek, da morajo biti nenehno dostopni na mailu ali drugih elektronskih medijih. Podoben odstotek vprašanih si želi, da bi podjetja omejila dostopnost do službenih mailov izven delovnega časa;

3) Občutke osame ter nepovezanosti z organizacijami in sodelavci: 80 % zaposlenih pri delu od doma najbolj moti to, da nimajo stikov s sodelavci. Zato jih kar 90 % pozdravlja idejo o druženju preko digitalnih vmesnikov, saj jim le-to daje občutek pripadnosti podjetju;

4) Usklajevanje dela in zasebnega življenja: čeprav 53 % zaposlenih zaradi dela od doma lažje usklajuje svoje službene in privatne obveznosti, ima enak odstotek zaposlenih tudi težavo s preklapljanjem med omenjenima domenama;  ter

5) Uspešnosti dela od doma: polovica zaposlenih pravi, da so pri delu od doma bolj motivirani za učinkovito delo. Omenjeno zahteva premislek o tem, kako tradicionalne načine določanja vrednotenja delovne uspešnosti glede na čas, ki ga zaposleni preživi na delovnem mestu ali vloži v izvajanje določene aktivnosti, nadomestiti z določanjem plač in nagrad glede na dosežene učinke.

Prednosti in priložnosti dela od doma

Raziskava je hkrati pokazala, da delo od doma zaposlenim omogoča večjo prilagodljivost, samostojnost, in, kar je z vidika organizacij zelo pomemben podatek, tudi višjo produktivnost. Večini zaposlenih je delo od doma všeč in kar 75 % zaposlenih si želeli, da bi, vsaj občasno, na ta način delali tudi po koncu te izredne situacije. Trenutna situacija je omogočila  odlično učno priložnost za organizacije/delodajalce, ki so pred korono imeli določene dvome glede dela od doma. Številne organizacije se namreč niso odločite za delo od doma zaradi pomislekov glede nadzora opravljenega dela in kako bo le-to vplivalo na kakovost opravljenega dela. Naša raziskava pa je pokazala, da imajo lahko tovrstne oblike dela pozitivne posledice tudi za organizacije.  Zagotovo se je pokazala potreba po spremembah pojmovanje dela samega in predvsem opozarja na to, da bi bilo smiselno, kjer je to le mogoče, spremeniti logiko določanja vrednotenja delovne uspešnosti – spremljanje časa na delovnem mestu je potrebno v večji meri nadomestiti s plačevanjem in nagrajevanjem rezultatov dela. Zavedati se je potrebno, da smo imeli v preteklih tednih edinstveno priložnost, da smo vse prednosti in slabosti tako zaposlenih kot tudi organizacij spremljali v potencirani obliki. Koronavirus bi lahko v tem kontekstu razumeli tudi kot veliko povečevalno steklo, skozi katerega vsi bistveno enostavneje opazimo razlike med uspešnimi in neuspešnimi delavci in delodajalci. Če nam to, kar vidimo ni všeč, je čas za spremembe.

Vzpostavljanje nove realnosti: prožno delo po koroni

Koronavirus je sprožil val sprememb in pomembno vplival na definicijo novega normalnega stanja. Po koncu teh vplivov se bo še dodatno pospešila trend digitalizacije in dela na daljavo ter fleksibilnih oblik dela. Pri tem pa se je pomembno zavedati, da je spremembe potrebno uvajati premišljeno in sistematično, saj lahko v nasprotnem vodijo v številne negativne posledice. Delo od doma je tako potrebno uvajati na način, ki bo temeljil na ustrezni kulturi zaupanja, jasnemu definiranju pričakovanj ter ciljev, hkrati pa še vedno omogočal tudi fizične stike. Ni za pričakovati, da bi se delo na daljavo ohranilo v taki, stalni obliki; prilagodljivo in občasno delo od doma, ob jasni opredelitvi aktivnosti, ki se izvajajo na daljavo in tistih, za katere je potreben oziroma koristen stik v živo, pa ima lahko številne pozitivne posledice na posameznika, organizacijo in družbo.

Na dolgi rok bodo delodajalci za ohranjanje uspešnega dela od doma morali zagotoviti še primernejšo infrastrukturo in razvoj veščin in principov, potrebnih za tovrstno delo. Zaposlene je potrebno opremiti z veščinami upravljanja z osebno produktivnostjo in časom, ravnanjem s (tehno)stresom in ohranjanje zdravja ter razumevanjem pomembnosti ustreznega ravnovesja med delom in zasebnim življenjem. Hkrati je potrebno zaposlene naučiti in spodbujati, da proaktivno iščejo načine, kako lahko svoje delovne aktivnosti prilagodijo svojim prednostim, ciljem in strastem. Zaposlovalci – managerji, vodje in ostale funkcije, ki sodelujejo pri oblikovanju dela –  bodo morali zelo kmalu začeti iskati odgovore na sledeča vprašanja: kako oblikovati primerno organizacijsko kulturo, ki bo spodbujala učinkovito delo od doma, kakšni so idealni zaposleni in kakšni idealni sodelavci, kaj se od njih pričakuje? Pravilni odgovori na tovrstna vprašanja lahko na eni strani zvišajo motivacijo, zadovoljstvo in produktivnost zaposlenih, na drugi strani pa znižajo stroške, kar lahko pozitivno vpliva na finančno stanje organizacij, ki trenutno marsikje ni rožnato.  

Organizacije se morajo hkrati zavedati, da je kakovostno komuniciranje pri delu od doma zaradi manj pogostih fizičnih stikov in nezmožnosti ‘branja’ nebesedne komunikacije še bolj pomembno. Pri tem bo potrebno poiskati ravnovesje med nenehno povezanostjo, pritiski na delovne rezultate in povečevanjem ekonomske vrednosti na eni strani, in pa med človekom, njegovim duševnim in fizičnim zdravjem, varnostjo zaposlitve ter vzpostavljanjem dolgoročnih odnosov s sodelavci in organizacijami na drugi.

Prijavi se na naše novice in ostani obveščen

    S prijavo se strinjam s politiko varovanja podatkov in podajam soglasje, da CPOEF do preklica hrani in obdeluje moje osebne podatke za obveščanje o aktualnih izobraževalnih programih, konferencah in dogodkih preko elektronske pošte. Preklic soglasja je možno opraviti s poslanim sporočilom na elektronski naslov cpoef@ef.uni-lj.si.